Ardo Reinsalu kirjutab ajajuhtimisblogis ajajuhtimine.ee, et tootearenduses mõeldakse vahel meelega välja üks kohutavalt halb toode, et siis proovida edaspidi kõiki neid halbu omadusi vältida. Ka halva ajajuhtija ettekujutamine võib tema sõnul aidata leida igapäevaseid ajaraiskajaid, et neid siis teadlikult vältida.
Milline on väga halb oma aja juht?
Kindlasti on tänapäeval «populaarne» kasutada multitasking’ut– mitme asja korraga tegemist. Halb ajajuhtija proovib teha kõike korraga – lugeda koosolekul arvutist e-kirju, lobiseda paralleelselt olulise aruande kirjutamisega kolleegidega ning loomulikult ka autot juhtides sõnumeid saata või arvutist kadunud e-kirju otsida.
Mitme asjaga tegelemine jätab mulje, et tehakse palju. Samal ajal tegelikkuses saadakse vähe valmis, vigade hulk suureneb, ideede kvaliteet väheneb ja halvemal juhul võib juhtuda väga halbu õnnetusi.
Halb ajajuhtija tegeleb kõikide asjadega järjest – vahet pole, kas tegemist on olulise või ebaolulise ülesandega, kõik võetakse saabumise järjekorras ette.
Kalender täitub kohustustega vastavalt sellele, kuidas teised on neid sinna sättinud. Halval ajajuhil pole olemas väheolulisi ülesandeid. Kui tema käest küsida, kui suur osa päevast kulub oluliste tegevuste jaoks, siis on vastus, et KÕIK.
Sealjuures tunneb selline rabeleja veel ka uhkust – ta on seda olulisem persoon, mida olulisemaid asju ajab. Ometi kehtib igal pool 20-80 protsendi reegel, mille kohaselt 20 protsenti tegevustest annab 80 protsenti töö tulemusest.
Seega oleks mõistlik planeerida need 20 protsenti sellisesse päeva ossa, kus nad kindlasti ära saab tehtud. Samuti on ebarealistlik öelda, et minul ajaraiskajaid ja väheolulisi tegevusi üldse ette ei tule. Meil kõikidel on selliseid mitte kõige efektiivsemaid olukordi. Just need, kes oskavad ebaolulisi tegevusi üles leida, suudavad ka nende vältimiseks midagi ette võtta.
Minu kunagine matemaatikaõpetaja ütles, et «loll on see, kes vabandusi ei leia.» Ja halb ajajuht ei ole kindlasti loll – temal on varrukast võtta tuhandeid vabandusi töö edasilükkamiseks või mittetegemiseks. «Mul on liiga palju teha ja seepärast lükkan osa asju järgmisse nädalasse.»
See on vahva vabandus, kuna tulevik tundub alati olevikust lihtsam ja selgem. Kui see tulevik aga kätte jõuab, on ta sama keeruline ja ootamatusi täis nagu tänanegi päev ja siis pole sugugi lihtsam edasilükatud asju ära teha.
«Ma ei jõua kõikidele e-kirjadele vastata». Suurepärane vabandus, mis viib aina rohkemate e-kirjade (sest lisanduvad meeldetuletused ja miks-sa-pole-vastanud-stiilis kirjad) või pahaste kolleegide tööd katkestavate telefonikõnedeni. Alati on keegi, kes suudab teha sama ajaga rohkem ära ja tõenäoliselt ta teeb lihtsalt midagi teisiti ja seetõttu saabki sama või suurema hulga tööga hakkama. Loll on see, kes vabandusi ei leia!
Halb ajajuht ei kirjuta asju üles. Sest miks ta peaks? Milleks nimekirjad? Milleks tähtajad? Milleks meeldetuletused asjade unustamise vältimiseks? Tal on suurepärane mälu, ta tunneb uhkust, et on «paindliku» päevaplaaniga ja žongleerib peas erinevate kohustustega.
Kusjuures tihti käitub nii ka mõni nutitelefoni fänn, kellel leidub alati aega oma Facebooki konto uuendamiseks, aga mitte päevaplaani koostamiseks. Paratamatult on aga nii, et tänapäeval pole lihtsalt võimalik kõike meeles pidada.
Kellegi öeldud hea mõte, telefoninumber; kellaaeg, mil lubasid tagasi helistada; aadress, kus pidite kohtuma; pikaajalised tööülesanded ja projektid – kõik need nõuavad pidevat meeldetuletamist, et teadlikult ja alateadlikult teha õigemaid igapäevaseid otsuseid.
Mõtle nüüd korraks, kui palju sellist halba ajajuhti on sinus endas? Kas tuli mõni situatsioon tuttav ette? Kas oleks ehk mõistlik aeg-ajalt pisut teistmoodi käituda ja seda halba ajajuhti endas korrale kutsuda?