Ära lase ennast töö ajal katkestada!

Marina Lohk
, vanemtoimetaja
Copy
Juhime tähelepanu, et artikkel on rohkem kui viis aastat vana ning kuulub meie arhiivi. Ajakirjandusväljaanne ei uuenda arhiivide sisu, seega võib olla vajalik tutvuda ka uuemate allikatega.
Foto: SCANPIX

Paljud ilmselt mäletavad veel Microsoft Office’i keskkonnas tegutsenud kirjaklambrit, millel oli komme kõige ebasobivamal hetkel välja hüpata ja küsida, kas ta saab sind aidata, kirjutab Ardo Reinsalu ajajuhtimisportaalis ajajuhtimine.ee.

Hoolimata Microsofti pingutustest ei hakanud kasutajad klambrimehikest kunagi armastama. Ben Shneidermani, Maryland-i ülikooli arvutiteadlase sõnul vähendas just klambri ootamatu ilmumine kasutaja kontrolli poolelioleva töö üle ja ajakadu oli märkmisväärne.

Kirjaklambrist arvutis oleme küll lahti, aga ootamatuid katkestajaid on veel küll ja küll ning nende võimu meie üle tuleb kärpida.

Üks sagedasemaid katkestajaid on e-kirja programmides esilehüppav aknake, mis teavitab meid uue kirja saabumisest. Tavaliselt aga ei ole e-kirjad ülikiired ja seetõttu pole mingit põhjust saabunud kirja kohe lugema minna.

Vastavalt oma töökorraldusele võib lugeda e-kirju iga 10 minuti, iga 3 minuti või iga 30 minuti järel ja midagi hullu ei juhtu. Seega tuleks lülitada välja uue e-kirja teavitus, et väljahüppavad aknakesed meie tähelepanu ei häiriks.

Vahemärkusena olgu öeldud, et iga selline visuaalne katkestus langetab meie kontsentratsiooni ja pooleliolev töö võtab lihtsalt lõpetamiseks rohkem aega. Lisaks suureneb vigade arv. Erinevate uuringute hinnangul võtab endise keskendumise saavutamine katkestuse järel 15-20 minutit. Ja niimoodi iga esilehüppava aknaga!

Teine tüüpiline katkestuste probleem on seotud suhtlusprogrammidega (Skype, MSN). Nimelt on vaikimisi need programmid paigaldatud selliselt, et kõikide võrku saabuvate või sealt lahkuvate sõprade kohta tuleb väike sõnum ekraanile ja kostub kõll.

Niimoodi on võimalik endale päevas tekitada paarsada visuaalset tähelepanukatkestust. Soovitus on siinkohal lülitada välja kindlasti helisignaal ja sõprade sisse-välja liikumise teavitus.

Sellised teavitused olid olulised suhtlusprogrammide algusaastateil, kus sõpru oli nimekirjas 10 ja nendega suhtlemine oodatud tegevus. Täna on sõpru aga kordades rohkem ja tänu sülearvutitega erinevate wifi-võrkude vahel liikumisele tuleb neid sisse-välja logimise teavitusi lihtsalt liiga palju.

Arvutist väljaspool on heaks katkestajaks sõbralik kolleeg, kes «üheks minutiks» korraks meie töölaua juurest läbi astub. Tulemuseks on jällegi töö katkestamine. Mõnede uuringute järgi jäävad ühel korral neljast pooleliolevad tööd katkestamise tõttu samal päeval üldse tegemata. Mida siis kolleegidega ette võtta?

Ära saata pole ka enam mõtet, kui katkestus on juba toimunud. Parem soovitus on kasutada oma töölaual silte kirjaga «hõivatud» või «ära sega».

Siinkohal on oluline kasutada sellist silti ainult väikesel osal päevast – maksimum 30 minutit kuni tund. Miks? Sest kui silt on pidevalt töölaual, ei võta seda keegi enam tõsiselt. Kui aga pigem ootamatu erandina, siis võib see mõned katkestused ära hoida.

Tegelikult veelgi parem oleks kirjutada näiteks «hõivatud kuni 14.30», mis võimaldab kolleegil otsustada, kas ta saab oma murega nii kaua oodata või mitte.

Suurepärane katkestaja on loomulikult telefon – eriti mobilltelefon, kuna see on meiega kaasas koosolekutel, lõunalauas ja isegi WCs. Varasemad ajajuhtimisteoreetikud soovitasid siinkohal telefon välja lülitada.

Aastatepikkune kogemus eestlaste koolitamisel ütleb pigem, et telefoni väljalülitamine on erand. Küll aga soovitan kasutada hääletut režiimi. Koosolekul või kohtumisel või mõne olulist tähelepanu nõudva töö tegemisel (kui tõesti ei taha telefoni välja lülitada) võib telefon ka hääletul režiimil olla.

Koosolekul pole nii või naa viisakas kõnet vastu võtta. Hiljem on võimalik näha, kes helistas, ja vastavalt võimalusele tagasi helistada. Kõige mõttetum on hoida telefoni sees ja kõne saabumisel kõne kinni vajutada.

Sellisel puhul helistaja jääb nagunii pika ninaga, küll aga on toimunud katkestus, millel ei ole mingit positiivset väärtust.
 

Kommentaarid
Copy

Märksõnad

Tagasi üles